So optimieren Sie mit OrgaBack Ihre Filialdisposition.
Die Kunst des Backhandwerks liegt nicht nur in der Qualität der Produkte, sondern auch in der Abstimmung des Angebots auf die Nachfrage. Denn leere Theken am Nachmittag enttäuschen Kunden. Übervolle Regale hingegen verursachen Kosten.
Mit präzisen Daten unterstützt OrgaBack Sie bei der optimalen Versorgung Ihrer Filialen. Ein komfortables Bestellsystem, automatische Bestellvorschläge und weitere Funktionen ermöglichen Warenverfügbarkeit und Rentabilität gleichermaßen. Digitale Erfassungen von Wareingängen, Inventuren und Retouren sparen Zeit und senken das Fehlerrisiko.
Automatische Bestellvorschläge, 24/7 Online-Bestellungen durch Filialen und Großkunden, Anruflisten für die telefonische Bestellannahme – damit Ihnen kein Umsatz entgeht.
Verkäufe, Retouren, Bestände – alle Daten aus den Filialen werden in Echtzeit erfasst. So behält die Zentrale den Überblick und kann schnell wirtschaftliche Entscheidungen treffen.
OrgaBack arbeitet perfekt mit Ihrem Dispositionstool zusammen – Stammdaten, Bestellungen und Lieferscheine werden automatisch und fehlerfrei synchronisiert.
Funktionsübersicht
Funktionen im Detail
Filial- und Kundenbestellungen
Mobile und telefonische Annahme von Bestellungen
Mit OrgaBack bieten Sie Ihren Filialen und Unternehmenskunden wie z. B. Hotels oder Kindergärten die Möglichkeit, Bestellungen rund um die Uhr online aufzugeben. Das übersichtliche Webportal ist leicht zu bedienen, individuell anpassbar und vereinfacht auch Ihnen die Auftragsabwicklung.
Damit keine Kundenbestellung vergessen wird, helfen Anruflisten dabei, alle Tagesbestellungen schnell und fehlerfrei zu erfassen.
Nutzen:
- Sicherung von Umsätzen
- Hohe Warenverfügbarkeit
- Zeitersparnis in Filiale und Zentrale
Individuell gestaltetes Bestell-Portal
Die Oberfläche des Webportals können Sie nicht nur optisch an das Erscheinungsbild Ihres Betriebs anpassen. Auch das Artikelangebot lässt sich individuell festlegen, sodass Filialen und Geschäftskunden nur sehen, was für sie bestellbar ist.
Vorlagen für wiederkehrende Bestellungen
Für Bestellungen, die regelmäßig aufgegeben werden (z. B. an bestimmten Wochentag), können Sie im System Vorlagen erstellen. Dadurch müssen die Mitarbeiter in der Filialen oder Ihre Unternehmenskunden nur eventuelle Abweichungen von der Standardbestellung erfassen und nicht alle gewünschten Artikel bei jeder Bestellung neu eintippen.
Bestellung direkt durch die Filiale
Bestellmengen lassen sich pro Filiale, Artikel und Fahrt als Vorschlag vorbelegen und von den Mitarbeitern vor Ort unter Beachtung eventueller Mindest- oder Maximalbestellmengen anpassen.
Anruflisten für die tägliche Bestellannahme
Legen Sie fest, an welchen Tagen und zu welcher Uhrzeit Sie Lieferkunden für die Annahme einer Bestellung anrufen möchten. Die TAPI-Schnittstelle wählt für Sie und ermöglicht einen reibungslosen und zügigen automatischen Anruf. Auch Lieferkunden, die von ihrem normalen Bestellrhythmus abweichen, können Sie leicht auf der Anrufliste identifizieren und nachfragen, ob eine Bestellung eventuell vergessen wurde.
Kundenspezifische Vorlagen für die telefonische Bestellannahme
Durch individuelle Bestellvorlagen mit den Standardartikeln eines Kunden müssen bei der Bestellung nur noch die Mengen erfasst werden.
Zeitsparende Verwaltung von Sammelrechnungskunden
Durch die digitale Annahme von Bestellungen und ihre Bündelung in OrgaBack lassen sich Sammelrechnungen für Krankenhäuser, Restaurants oder andere Lieferkunden automatisch in dem Rechnungsturnus erstellen, den Sie mit dem Kunden vereinbart haben.
Lückenlose Dokumentation
Alle Vorgänge sind dokumentiert – mit Zeit, Benutzer, Artikeldaten und optionaler Genehmigungsstufe.
Automatische Bestellvorschläge
Liefersicherheit leicht gemacht
Vermeiden Sie Umsatzeinbußen durch fehlende Ware. OrgaBack berechnet anhand historischer Absatzzahlen den voraussichtlichen Absatz. Daraus entstehen automatische Bestellvorschläge mit den passenden Mengen für jeden Standort.
Bei der Verarbeitung der Vorschläge haben Sie die Wahl: Automatisierte Übergaben an die Produktionsplanung sind ebenso möglich wie vorherige Anpassungen durch die Filiale. In jedem Fall ist immer rechtzeitig für Nachschub gesorgt – ohne viel Aufwand.
Nutzen:
- Präzise, datengestützte Bestellmengen
- Keine leeren Regale
- Mehr Umsatz, zufriedene Kunden
Umsatzbasierte Bestellvorschläge je Filiale
OrgaBack berechnet auf Basis vergangener Verkaufszahlen, wie viel eine Filiale wahrscheinlich verkaufen wird. Sie können dabei selbst festlegen, welche Tage oder Zeiträume als Grundlage dienen sollen und wie stark die Prognose davon abweichen darf. Das System erstellt einen passgenauen Bestellvorschlag für jede Filiale, basierend darauf, welche Backwaren dort in der Vergangenheit am jeweiligen Tag oder Zeitraum gut liefen.
Berücksichtigung von Verkaufsschwankungen
Ob Faschings-Kreppel, Osterlämmer oder Weihnachtsplätzchen – OrgaBack denkt mit. Saisonale Verkaufsschlager und andere Sonderbedarfe berücksichtigt das System bei der Erstellung von Bestellvorschlägen, damit Ihre Filialen immer bestens vorbereitet sind.
Berücksichtigung von Bestell- und Liefertagen sowie Produktionsvorläufen
OrgaBack berücksichtigt Produktionstaktungen, Bestell- und Liefertage, Feiertage und andere Sondertage bei der Erstellung der automatischen Bestellvorschläge. Auch die Zeit, die bis zur Fertigstellung des Produktes vergehen wird, kalkuliert das System bei den Bestellvorschlägen ein.
Bestellvorschläge für Snack-Zutaten
Für die Herstellung von belegten Brötchen oder anderen Snacks in der Filiale erstellt und berechnet OrgaBack Bestellvorschläge anhand des Melde- und Maximalbestandes, der für die jeweilige Zutat hinterlegt ist. Zutaten und Mengen, die für die Produktion zum Einsatz kommen, werden Rezeptur-genau in den Rohstoffbeständen abgezogen.
Anpassung automatischer Bestellvorschläge durch die Filiale
Die Filiale oder einzelne Mitarbeiter vor Ort können das Recht erhalten, automatische Vorschläge manuell anzupassen, bevor die Bestellung aufgegeben wird.
Versorgung der Filiale mit Verbrauchsartikeln
Definieren Sie für Handelsartikel wie Reinigungsmittel oder Verpackungsmaterial eine Mindestmenge, die in der Filiale vorrätig sein soll. Sobald dieser Mindestbestand durch Verbrauch, Schwund o. ä. erreicht ist, erzeugt OrgaBack einen Bestellvorschlag. Die Bestellmenge ermittelt das Programm eigenständig auf Basis des festgelegten Maximalbestandes. Für jede Filiale können Sie eigene Mindestbestände und Maximalbestände pro Artikel festlegen.
Filialwareneingang
Vor Ort geprüft, direkt verbucht, zentral verfügbar
Bei einer Lieferung kann die Filiale die Waren direkt im Kassensystem erfassen – oder besonders zeitsparend mit unserer mobilen App Anywhere.
Dank Anywhere lassen sich alle auf dem Lieferschein erfassten Backwaren einfach mit den Artikeln abgleichen, die tatsächlich vor Ort ankommen. Eventuelle Fehler werden schnell erkannt und sind im System auch für die Zentrale sofort einsehbar – so werden Ursachen für Differenzen schnell aufgedeckt.
Nutzen:
- Schnellere Auffüllung der Regale bei lückenloser Datenspeicherung
- Direkte Abweichungskontrolle bei Mengen oder Artikeln
- Vollständige Dokumentation mit Zeitstempel und Benutzerkennung
Lückenlose Überwachung während des Transports
Sobald die Ware die zentrale Backstube verlässt, erfolgt die Ausbuchung und OrgaBack macht die Artikel als In Transit kenntlich. Bei Ankunft in der Filiale erfolgt die digitale Einbuchung und eventuelle Differenzen werden sofort aufgedeckt.
Optionale Erfassung mit Tablet oder Smartphone oder im Kassensystem
Die mobile Erfassung mit unserer Anywhere App ist auf allen Mobilfunk- oder WLAN-fähigen Geräten mit einem Browser möglich – egal ob Android, iOS oder ein anderes Betriebssystem.
Schnelle Verbuchung auf Basis von Bestellungen
Die gelieferten Artikel können anhand der zugrundeliegenden Bestellung automatisch in den Wareneingang übernommen werden. Bei Bedarf lassen sich Artikel über eine Suchfunktion einfach hinzufügen.
Sofortige Weiterverarbeitung ohne Notwendigkeit zur Synchronisation
Die mobile Anywhere App und OrgaBack speichern ihre Daten in derselben Datenbank. So steht jede mit der Web-App erfasste Position sofort zentral zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Es ist kein Anstoß einer Datensynchronisation notwendig.
Prüfprotokolle bei Abweichungen & Teillieferungen
Differenzen zwischen Bestellung und Lieferung werden vom System erkannt – mit klarer Kennzeichnung und Kommentarfunktion.
Rückverfolgbarkeit aller erfassten Daten inkl. Benutzerkennung
Alle Eingaben sind dokumentiert: wer, wann, was – für maximale Transparenz und Sicherheit.
Warum OrgaBack das richtige System für Ihre Filialdisposition ist
- Online-Bestellsystem für Filialen und Großkunden
- Automatische Bestellvorschläge
- Anruflisten mit kundenspezifischen Bestellvorlagen
- Einfache Verwaltung von Lieferschein- und Sammelrechnungskunden
- Mobile Erfassung von Wareneingängen & Inventuren
- Transparente Retourenverwaltung
- Anbindung spezialisierter Drittprogramme
Retourenmanagement
Transparenz über Retouren gewinnen, Kosten sparen
Jede Bäckerei kennt die Herausforderung: Einerseits verlangen Kunden gut gefüllte Regale bis zum Feierabend. Andererseits frisst zu viel unverkaufte Ware die Gewinnmarge auf.
OrgaBack hilft Ihnen dabei, Retouren nicht nur tagesaktuell im Blick zu behalten. Sie bezieht die Retourenquote auch bei der integrierten Kalkulation ein – für wirtschaftliche Angebotsmengen, mit denen Ihre Kunden und Sie zufrieden sind.
Nutzen:
- Unverkaufte Ware mit Kasse oder App erfassen
- Rentabilität der Produkte sichern
- Wirtschaftliche Retourenquote
Retourenerfassung per Kasse oder mobiler App
OrgaBack ermöglicht es der Filiale, nicht verkaufte Ware an den Kassen oder über unsere mobile Anywhere App unabhängig vom Umsatz zurückzubuchen.
Retouren artikelbezogen zulassen
In OrgaBack lässt sich für jeden einzelnen Artikel festlegen, ob dieser von der Filiale als Retoure erfasst werden darf oder nicht.
Berücksichtigung der Retourenquote in der Kalkulation
Mit OrgaBack erfassen Sie retournierte Ware nicht nur. Pro Artikel lässt sich eine Soll-Retouren-Quote hinterlegen. Das System bezieht diese Retouren auch bei der Kalkulation der Verkaufspreise ein.
Retouren von Snack-Artikeln
Auch belegte Brötchen und andere Snacks, die nicht verkauft werden, können mit OrgaBack erfasst werden. So lassen sich falsche Planungen in der Filiale schnell aufdecken.
Inventur & Differenzanalyse
Schnell, mobil, rückverfolgbar
Inventurerfassungen können echte Zeitfresser sein – müssen sie aber nicht. Mit OrgaBack führen Sie Stichtagszählungen digital und zeitsparend durch. Die einfach zu bedienende Programmoberfläche erlaubt problemlos den Einsatz von Aushilfskräften. Inventurdifferenzen werden von der Software automatisch erkannt, dokumentiert und analysiert.
Ob MDE, Smartphone oder Tablet – wir haben Lösungen passend zu Ihrer Hardware.
Nutzen:
- Schnellere Inventuren mit weniger Aufwand
- Bring-your-own-Device möglich
- Transparenzgewinne
Stichtagsinventur mit vollständigem oder teilweisem Artikelumfang
Im System lassen sich Zeitpunkt und Umfang der Zählung für jede Filiale flexibel festlegen – mit Zählung aller Artikel oder nur bestimmter Warengruppen (z. B. für Schwund anfällige Verbrauchsartikel wie Kaffee).
Mobile Zählungen per App – auch offline
Erfassen Sie Mengen per Smartphone, Tablet oder Mobilcomputer. Umfangreichere Inventuren in der Produktion sind mit der Mobile Store App auch offline möglich. Die Daten auf dem Gerät werden automatisch übertragen, sobald es wieder eine Mobilfunk- oder WLAN-Verbindung gibt.
Sofortiger Abgleich mit Sollbestand & Differenzprotokoll
Beim Zählen zeigt das System sofort Differenzen zum Sollbestand – inklusive automatischer Buchungskorrektur (sofern freigegeben).
Mehrstufige Zähl- & Freigabelogik
Optional lassen sich Zähldaten prüfen, freigeben oder durch Zweitzählungen absichern.
Inventur-Vorlagen
Vordefinierte Inventurerfassungslisten helfen, die zu zählenden Artikel und deren Mengen zu dokumentieren – besonders für Aushilfen hilfreich. Freie Inventurerfassungen sind ebenfalls durchführbar.
Bestände einfrieren
Machen Sie zwischen Aufnahme der Inventurdaten und Bestandskorrektur weiter Kassenumsätze oder buchen Wareneingänge, können Sie die Bestände einfrieren. OrgaBack merkt sich diesen Wert, sodass er nicht durch Verkäufe oder andere Bewegungen verändert wird.
Revisionssichere Archivierung aller Inventurvorgänge
Jede Zählung, Differenzkorrektur und Änderung wird nachvollziehbar dokumentiert, inklusive Angaben zum Bearbeiter, Zeitpunkt und Ort.
Anbindung von Dispositions-Lösungen
Damit Sie bei jeder Aufgabe auf Profis setzen können
Wir glauben an die Stärke spezialisierter Software – auch bei der Kommissionierung und Verteilung Ihrer Waren. Deshalb haben wir OrgaBack mit Schnittstellen zu Lösungen von Experten wie Pcdata und toolbox ausgestattet.
Sollte es zu Ihrer Lösung noch keine Schnittstelle geben, ist auch das kein Problem. Die offene REST-API von OrgaBack ermöglicht die schnelle und nahtlose Anbindung jeder modernen Lösung.
Nutzen:
- Zuverlässiger Datenaustausch
- Entfall doppelter Datenpflege
- Zukunftssichere IT-Landschaft
Schnittstellen zu branchenüblichen Dispositionstools
OrgaBack besitzt Schnittstellen zu gängigen Dispositionslösungen, die erfolgreich bei unseren Kunden im Einsatz sind (z. B. zu Pcdata und toolbox).
REST-Schnittstelle für einfache Integrationen
Durch die offene Architektur unseres Systems können wir jede moderne Software mit geringem Aufwand an OrgaBack anbinden.
Soll-Ist-Analyse der Produktionsmengen
Sie erhalten transparente Gegenüberstellung der ursprüngliche Bestellungen und der tatsächlich produzierten Mengen.
Import der Filial-Lieferscheine
Durch die Übermittlung der Filial-Lieferscheine vom Dispositionstool an OrgaBack stehen Ihnen diese Daten für die Kontrolle der Wareneingänge auf Vollständigkeit sowie für weitere Auswertungen in Ihrer Bäckerei-Software zur Verfügung.
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