Finanzmanagement, das sich auszahlt

E-Rechnungen können über eine Schnittstelle (ZUGFeRD, EDI, XML) importiert werden. Auch bei Rechnungen, die per E-Mail bzw. Brief eingehen, ist eine einfache Ablage in Orgasoft.NET inkl. Scan von Papierdokumenten möglich.

OrgaBack gleicht die Rechnungsdaten automatisch mit dem beim Wareneingang erfassten Lieferschein ab. Bei Übereinstimmung erfolgt die Freigabe sofort. Auch der Abgleich mit mehreren Wareneingängen zur Prüfung von Sammelrechnungen ist möglich.

Weist die Rechnung falsche Einkaufspreise oder Positionen auf, die nicht geliefert wurden, erstellt das System für diese Abweichungen automatisch eine Belastungsanzeige – vollständig nachvollziehbar und revisionssicher. Rechnungen mit Differenzen durchlaufen eine systemgestützte Freigabe.

Das System erkennt die passenden Buchungskonten und bereitet die Übergabe an die Finanzbuchhaltung, z. B. per DATEV, vor.

Alle Bearbeitungsschritte und Freigaben werden dokumentiert. Jede Rechnung wird vom System archiviert – inklusive Bezug zum Wareneingang, Bearbeiter, Status und Verarbeitungsprotokoll.

Einnahmen, Ausgaben, Retouren, Einlagen, Entnahmen – alle Vorgänge werden im System erfasst und fließen in die Abrechnung ein.

Abweichungen vom Soll-Ist-Vergleich (z.  B. Kassendifferenz) werden hervorgehoben. Berechtigte Personen können Erläuterungen direkt im System hinterlegen.

Fehlbeträge decken Sie nicht nur sofort auf. Individuelle Filter helfen Ihnen auch, schnell die Ursache für Differenzen zu finden.

Beim Kassenbon stimmt die Zahlungsart nicht oder es müssen noch Fehlbons herausgenommen werden? Fehler in den Filial-Eingaben lassen sich leicht lokalisieren und rechtssicher ändern oder Vorgänge nachbuchen. Alle Korrekturen werden GoBD-konform lückenlos dokumentiert.

Ist die Filialabrechnung kontrolliert und korrigiert, können alle Werte an die FiBu-Software übertragen werden.

Auch die Einbeziehung von SafeBags (Bargeldtaschen aus den Filialen) oder die Anbindung von Bargeld-Recycling-Systemen in den Filialen (z. B. Glory) ist möglich und komplettiert die Auswertung Ihrer Einnahmen.

Alle Bargeldbewegungen (z. B. Kauf von Büroartikeln, Porto, Bewirtung) werden tagesaktuell ins Kassenbuch übernommen. Die dazugehörenden Belege können direkt mit OrgaBack gescannt und im System abgelegt werden. Alle Buchungen werden mit Zeitstempel, Benutzerkennung und Herkunft protokolliert – vollständig revisionssicher.

Nach Zählung des Geldes in der Kassen erzeugt das System anhand dieses Betrages automatisch eine Buchung über die Differenz zwischen Kassensturz und Endsaldo des Kassenbuchs.

Jede Filiale besitzt ihr eigenes Kassenbuch. Abschlüsse erfolgen standortbezogen und nach individuell definierbaren Zeitintervallen.

Für die Verbuchung regelmäßig wiederkehrender Belege, wie z. B. Taxirechnungen oder Bewirtungskosten, lassen sich individuelle Buchungsvorlagen anlegen. Das beschleunigt die Erfassung und es ist kein Kontenwissen notwendig, da Angaben wie Buchungstext oder Gegenkonto bereits vorausgefüllt sind.

Mit OrgaBack können Sie mehrere Haupt- und Nebenkassenbücher führen – ideal, um auch bei mehreren Standorten oder unterschiedlichen Zuständigkeiten die zentrale Kontrolle zu behalten.

Buchungen aus der Filialabrechnung fließen automatisch in das Kassenbuch ein. Das vermeidet doppelte Dateneingaben und verringert das Risiko von Fehlern bei der Eingabe.

Über eine der FiBu-Schnittstelle von OrgaBack können Sie die Ein- und Auszahlungen aller Kassenbücher digital ans Steuerbüro übermitteln.

Hinterlegen Sie Bankdaten, Ansprechpartner, Währungen, Skontofristen und individuelle Zahlungsbedingungen pro Kreditor.

Zahlungen lassen sich gesammelt vorbereiten, kontrollieren und als SEPA-Dateien exportieren – kompatibel mit gängigen Banking-Tools. Eingangsrechnungen mit Skontofristen werden vom System geprüft und priorisiert.

Neben Einzelzahlungen sind auch Sammelüberweisungen möglich – ideal für regelmäßige oder gebündelte Zahlungen.

Mit Hilfe der Offenen Posten-Verwaltung bezahlen Sie Eingangsrechnungen automatisch zum richtigen Zeitpunkt und verpassen nie den Abzug eines Skontos. Auf Basis offener Posten erstellt das System Vorschläge für zu zahlende Rechnungen – inklusive Prüfung nach Fälligkeit oder Skonto.

Jeder Zahlungsvorgang wird mit Zeitstempel, Betrag und Referenz dokumentiert. Das erleichtert Prüfung, Auskunft und Revision.

Die OP-Liste zeigt tagesaktuell, welche Belege offen, fällig oder überfällig sind – filterbar nach Kunde, Betrag, Alter oder Mahnstufe.

Eingehende Zahlungen können automatisch den richtigen Rechnungen zugeordnet werden – inklusive Skonto, Teilbeträgen oder Verrechnungen.

Das System erkennt überfällige Posten und erstellt Mahnvorschläge – inklusive Gebühren, Eskalationsstufen und Mahntexten.

Mit nur wenigen Klicks lassen sich SEPA-Lastschriften erzeugen, Zahlungseingänge erfassen oder Übergaben ans Online-Banking vorbereiten.

Erfasste Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Belastungsanzeigen, Lieferscheine u. a. können automatisch ordnungsgemäß archiviert werden.

Jeder archivierte Beleg ist mit dem zugehörigen Vorgang verbunden – für direkte Rückverfolgung und Auskunftsfähigkeit.

Alle Belege fließen in ein Archiv ohne starre Ordnerstruktur ein und werden strukturiert gespeichert. Sie sind an allen relevanten Stellen mit den zugrundeliegenden Buchungsdaten verknüpft und können von dort aufgerufen werden. Es lässt sich also z. B. aus der Vorfall-Historie, der Eingangsrechnung oder dem OP-Konto jederzeit der zugehörigen Beleg aufrufen.

In allen Programmpunkten ist ein kontextbezogener Aufruf archivierter Belege möglich. Außerdem gibt es die Möglichkeit, archivierte Geschäftsvorfälle auszudrucken.

Mittels Archivierung bleiben Belege auch bei Stammdatenänderungen in der ursprünglichen Ansicht erhalten, wodurch Revisionssicherheit gewährleistet ist.

Buchungsdaten, Stammdaten und die dazugehörenden Belegbilder können Sie per zertifizierter Schnittstelle virengeprüft und sicher an DATEV Unternehmen online übergeben. Aus dieser Cloud-Lösung heraus hat Ihre Steuerberatung die Möglichkeit, alle Daten umgehend in Form von kompletten Buchungssätzen abzurufen.

Das System erkennt automatisch die passende Kontierung für jede Rechnung – abhängig von Lieferant, Artikelgruppe oder Filiale.

Alle Buchungen lassen sich im gängigen Format exportieren – kompatibel mit DATEV, Addison, SAP, Diamant und weiteren Systemen.

Neben Rechnungsdaten lassen sich auch OP-Stände, Zahlungseingänge und Belastungen vollständig übergeben.

Zuordnung eines separaten FiBu-Mandanten auf Filial-, Franchise- oder Standortebene gewährleistet saubere FiBu-Strukturen.

Jeder Exportlauf wird revisionssicher dokumentiert – mit Zeitstempel, Benutzer, Inhalt und Zielsystem.