Aktuelle Stammdaten – unternehmensweit verfügbar

Für jeden Artikel, der in der Backstube oder in der Filiale hergestellt wird, können Sie die genaue Rezeptur mit den jeweiligen Zutaten und Mengen hinterlegen. Bei der Produktion von Filial-Snacks zieht das ERP-System automatisch die enthaltenen Rohstoffe vom Lagerbestand ab.

Bei jedem Artikel können Sie eine Chargenummer und MHD hinterlegen. So wissen Sie genau, aus welcher Charge ein Rohstoff stammt und wie lange er noch haltbar ist. Unerlässlich für die vollständige Rückverfolgung bei Rückrufen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Aus der Cloud-Datenbank von WinBack stehen für exakte Nährwertberechnungen Angaben von über 9.000 Rohstoffen unterschiedlicher Lieferanten zur Verfügung.

Allergene, Zusatzstoffe und Nährwerte verwalten Sie zentral je Zutat. OrgaBack hinterlegt die Angaben automatisch bei allen Rezepturen für den Druck LMIV-konformer Produktblätter, Etiketten und Thekenschilder. Die Infos stehen auch an Kasse und in der Anywhere App zur Verfügung stehen – für eine kompetente Beratung der Kunden.

Pflegen Sie sämtliche Artikeldaten wie EAN, Kurz- und Langbeschreibungen, Mengeneinheiten, Staffelpreise, getrennte Mehrwertsteuersätze für Ein- und Verkauf, Fremdwährungen, Mindestbestände u. v. m. Der Austausch selbst großer Datenmengen mit Lieferanten oder Herstellern ist in verschiedenen Formaten (z. B. PRICAT, XML, CSV) schnell und zuverlässig möglich.

Verwalten Sie Einkaufspreise, Verkaufspreise, Staffelpreise, Aktionspreise sowie vordatierte Preisänderungen im Artikelstamm. Preise lassen sich je Filiale, Kundengruppe oder Zeitraum definieren – vollautomatisch aktiv zum Stichtag. Auch für große Artikelmengen können Sie bequem Rabatte, zeitlich begrenzte Aktionspreis oder vordatierte Preisumzeichnungen festlegen.

OrgaBack ermöglicht die automatische Rundung von Verkaufspreisen für alle oder einzelne Artikelgruppen – z. B. zur Einhaltung von Schwellenpreisen oder psychologischer Preisgrenzen. Für den Verkauf im Ausland können Sie Rundungsregeln je nach Währung definieren.

Jeder Artikel kann einer Warengruppe, mehreren Artikelgruppen und frei definierbaren Sortiments- oder Vertriebsgruppen zugeordnet werden. Preisanpassungen und andere gruppenspezifischen Änderungen oder Auswertungen sind einfach für mehrere Artikel- und Warengruppen umsetzbar.

Legen Sie mehrere Lieferanten pro Artikel an – inklusive Einkaufspreis, Lieferzeiten, Gültigkeitszeiträumen und lieferantenspezifischen Artikelnummern.

Häufig arbeiten Filialen mit individuellen Artikelstämmen: weil sie regionale Artikel verkaufen, eigene Lieferanten haben oder unterschielich groß sind. Dank Sortimentsfilter sieht jede Filiale in OrgaBack nur die Artikelstammdaten, die für sie relevant sind. Auch zentral lassen sich einfach filialspezifische Liefertouren oder Verkaufsaktionen je nach Sortiment verwalten.

Alle Artikelstammdaten, die am Regal stehen sollen, wie Artikelname oder Preis, können Sie direkt in OrgaBack für den Etikettendruck oder die Anzeige auf Elektronischen Regaletiketten (ESL) nutzen. Bei ESL sind auch vordatierte Preisumzeichnungen automatisiert am Stichtag ausführbar.

Dank der zahlreichen Schnittstellen von OrgaBack und einer offenen API-Architektur können Sie Ihre Artikelstammdaten zuverlässig an andere Programme übergeben. So müssen Sie Ihre Daten nur in einem System pflegen und arbeiten trotzdem überall mit synchronen Informationen.

Bei jeder Rohstoff-Lieferung lassen sich Chargennummer und Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) verknüpft mit dem jeweiligen Lieferanten hinterlegen.

Adressen, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Zahlungs- und Lieferbedingungen sowie Bankverbindungen: alle Daten werden einmalig zentral gepflegt und stehen unternehmensweit bis zur Filiale für den Einkauf, Rechnungsstellung und Lagerlogistik zur Verfügung.

Teilen Sie Lieferanten in Gruppen ein, sortiert z. B. nach Warengruppe, Produktkategorie, Region, Zuverlässigkeit oder Zertifizierungsstatus. Die Gruppierung erleichtert Preis- und Produktvergleiche sowie Auswertungen.

Hinterlegen Sie spezifische Einkaufskonditionen pro Lieferant wie Rabatte, Zahlungsziele, Skontofristen, Staffelpreise u. a. Diese Werte fließen automatisch in Preisvergleiche und Bestellvorschläge ein.

Haben Sie einen Einkaufspreis für eine bestimmte Abnahmemenge mit dem Lieferanten vereinbart, warnt OrgaBack automatisch bei Erreichen einer festgelegten Schwelle, dass das Kontingent bald aufgebraucht ist.

Die Lieferantenhistorie macht alle Geschäftsbeziehungen mit einem Lieferanten nachvollziehbar. Aufgezeichnet werden bezogene Artikel, Einkaufspreise, Liefermengen, Zeiträume, Reklamationen etc. – hilfreich für Rückfragen, Jahresgespräche und Verhandlungen.

Lassen Sie sich Bewertungen Ihrer Lieferanten anhand frei definierbarer Kriterien wie z. B. Lieferzuverlässigkeit, Reklamationsquote, Preisentwicklung oder Termintreue erstellen. Bestellen und verwalten Filialen Wareneingänge selbst, fließt ihr Feedback zu Lieferqualität, Termintreue etc. direkt als Filialbewertung bei den Lieferantenstammdaten ein. Auch Perioden-Auswertungen zu Ihren Lieferanten (z. B. Anzahl der Wareneingänge, Anzahl verspäteter oder korrekter Lieferungen) sind einfach durchführbar.

Steuern Sie Sortimente je Filiale oder Filialgruppe: Bestimmen Sie, welche Artikel wo verfügbar sind – inklusive Mengenvorgaben, Preisgrenzen und zeitlicher Verfügbarkeit von Aktionsartikeln.

Artikelpreise können je Filiale oder Filialgruppe individuell festgelegt werden – inklusive Aktionspreise, vordatierte Preisumzeichnungen oder Staffelungen. Maßgeschneiderte Preiskonzepte lassen sich so zentral planen und standortspezifisch umsetzen.

Innerhalb einer Filiale lassen sich eigenständige Bereiche definieren – z. B. Verkauf und Café. So können Sie Prozesse und Auswertungen bereichsweise durchführen und individuelle Berechtigungen vergeben.

Ihre Standorte können Sie in klassische Filialen, Franchisenehmer, Shop-in-Shop-Konzepte oder temporäre Verkaufsstellen aufteilen und gruppenbezogen steuern. Auch die Gruppierung nach Region, Format, Betriebsform oder Zuständigkeit ist möglich.

Jede Filiale kann eigene Einstellungen festlegen, z. B. für Retourenerfassungen, Inventurhäufigkeit, Bestellverhalten, Etikettendruck oder Systemdialoge. Dadurch lassen sich unterschiedliche Abläufe in den Filialen sauber im System abbilden – ganz ohne Workarounds.

Definieren Sie für jede Filiale individuelle Bestandsgrenzen, etwa auf Basis von Regalfläche, Verkaufsvolumen oder Lagerkapazität. Diese Parameter steuern Bestellvorschläge, Warnungen und Nachschublogiken passend für jeden Standort.

Für den perfekten Überblick über alle Standorte sind Feedbacks der Filialen z. B. zu Lieferqualität und Termintreue möglich, die direkt als Filialbewertung bei den Lieferantendaten einfließen. Auch Auswertungen und Lieferantenhistorien lassen sich sortiert nach Filialen anzeigen.

Kundenbestellungen beschleunigen den Bestellprozess für beide Seiten: Ihre Geschäftskunden können selbstständig über eine einfach zu bedienende Online-Oberfläche Tages- oder Wochenbestellungen aufgeben. Und Sie sparen sich doppelte Eingaben, weil die Zentrale die Bestellungen direkt in OrgaBack bearbeitet und an die Backstube übergibt. 

Für Bestellungen, die Kunden regelmäßig aufgeben (z. B. je nach Wochentag), können Sie im System Vorlagen erstellen. Dadurch müssen Ihre Kunden nur eventuelle Abweichungen von der Standardbestellung erfassen und nicht alle gewünschten Artikel bei jeder Bestellung neu eintippen.

Mit Orgasoft.NET pflegen Sie Adressen, Kontaktdaten, Ansprechpartner, abweichende Lieferadressen und Kommunikationswege für jeden Kunden einmalig zentral und stellen Sie dort im Unternehmen zur Verfügung, wo sie gebraucht werden.

Weisen Sie Kunden beliebigen Gruppen zu. So lassen sich Preise, Aktionsartikel, Sonderkonditionen (z. B. Rabatte, Kreditlimits) und Kommunikationsinhalte mit wenig Aufwand für mehrere Kunden auf einmal zuschneiden.

Hinterlegen Sie spezifische Konditionen für einzelne Kunden oder Gruppen – etwa Rabatte, Mindestabnahmemengen, Bonusvereinbarungen oder Artikelpakete. Die Konditionen greifen automatisch bei Auftrag, Angebot oder Rechnung.

Definieren Sie für jeden Kunden Individuelle Zahlungsziele, Skontofristen, Zahlungsarten sowie Kreditlimits. Erfassen Sie auch, ob der Kunde Bonuspunkte bekommt, Sammelrechnungen erhält oder andere Informationen.

Verfolgen Sie bei Unternehmenskunden Bestellverläufe, Umsätze, Rückgaben oder Reklamationen – periodengenau auswertbar für Vertriebsgespräche, Kulanzentscheidungen und eine bessere Kommunikation mit dem Kunden.

Sensible Kundendaten sollten Mitarbeitern erst nach einer Datenschutz-Schulung pflegen. Durch die Rechtevergabe im System können Sie sicherstellen, dass nur berechtigte User Zugang zu kritischen Daten haben.

Mit OrgaBack verwalten Sie alle Nutzer Ihres Systems zentral – inklusive Login-Daten, Rollen, Kontaktinformationen und Funktionen. Jeder Benutzer erhält exakt die Rechte, die für die jeweiligen Aufgaben nötig sind – nicht mehr, nicht weniger.

In OrgaBack lassen sich Benutzergruppen mit fest definierten Berechtigungen definieren, z. B. für Verkauf, Einkauf, Controlling oder Filialleitung. Neue Mitarbeiter bekommen so schnell die für sie passenden Rechte und können mit der Arbeit im System loslegen.

In den Filialen können Sie Mitarbeitenden nur Zugriff auf die Daten des jeweiligen Standorts geben – inklusive bestimmter Funktionen. Das sorgt für mehr Übersicht auf der Programmoberfläche und mehr Datensicherheit.

Bestimmen Sie, welche Module, Masken, Listen oder Felder ein Benutzer sehen oder bearbeiten darf. So bleibt das System übersichtlich, fehlerresistent und genau auf den jeweiligen Aufgabenbereich zugeschnitten. Ideal für das zügige Einarbeiten von Aushilfen oder Saisonkräften.

Alle Benutzeraktionen (z. B. Buchungen, Preisänderungen oder Systemeingriffe) können protokolliert und in einer Benutzerhistorie gespeichert werden. Das erhöht die Transparenz, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit – unverzichtbar für die GoBD-gerechte Verarbeitung steuerrelevanter Daten.

Große Datenmengen wie z. B. Artikellisten, Preislisten, Lieferanten- und Kundendaten können Sie bequem elektronisch in OrgaBack einlesen. Unterstützt werden verschiedene Formate wie EDI (z. B. PRICAT, ORDERS), XML und CSV. Ideal ist der Stammdatenimport für die initiale Befüllung des Systems sowie für umfangreiche Updates im laufenden Betrieb, etwa durch die Zusammenarbeit mit neuen Lieferanten oder bei neuen Preislisten für bestehende Produkte.

Jeder Import durchläuft eine automatische Vorprüfung auf Datenqualität, Vollständigkeit und Dubletten. So vermeiden Sie doppelte Datensätze oder fehlerhafte Verknüpfungen – für saubere Daten und stabile Prozesse.

Änderungen im Artikelstamm, bei Kunden oder Preisen können automatisiert an angeschlossene Systeme wie die Kassensoftware oder das BI-Tool weitergegeben werden – ohne zusätzliche Pflege oder doppelte Datenerfassung.