So steigern Sie mit OrgaBack Ihre Umsätze.
OrgaBack ist die zentrale Datenbasis für Ihren Verkauf. Mit dem System steuern Sie effizient Ihre Standorte – von lokalen Filialen bis zum überregionalen Netz.
Durch den zuverlässigen und zeitnahen Datenaustausch mit dem Kassensystem liegen Ihnen in OrgaBack jederzeit aktuelle Filialzahlen vor. Klar strukturierte, zentrale Analysen über alle Standorte hinweg unterstützen Sie bei verkaufsfördernden Entscheidungen und bei der Optimierung Ihrer Kundenbindung.
Bewährte Schnittstellen zu mehr als 50 Kassenlösungen garantieren einen zuverlässigen Datenaustausch in beide Richtungen – kein Kauf neuer Software oder Hardware notwendig.
Legen Sie pro Filiale, B2B-Kunde oder Zeitraum flexible Preisregeln, Rabatte und Sonderaktionen fest – vom System automatisch aktivierbar.
OrgaBack analysiert Umsatz- und Einkaufsdaten und zeigt, was funktioniert – nach Artikel, Filiale oder Geschäftskunde.
Funktionsübersicht
Funktionen im Detail
Kassenintegration
Volle Kontrolle über jede Kasse
OrgaBack bietet Schnittstellen zu mehr als 50 Kassensystemen – alle erfolgreich bei Kunden im Einsatz. Selbst die Steuerung verschiedener Kassensysteme innerhalb einer Filiale ist möglich.
Neben Bestellvorschlägen können umfangreiche Stammdaten wie Artikel und Preise automatisiert an die Kassensoftware übergeben werden. Gleichzeitig fließen Kassenbons, Umsätze, Retouren und andere Daten aus der Filiale strukturiert zurück – bereit für die Buchhaltung und Erfolgsauswertungen.
Nutzen:
- Investitionsschutz, keine neue Kasse nötig
- Ausgereifte, seit Jahren bewährte Integrationen
- Zuverlässiger, sicherer Datenaustausch
Bewährte Anbindung von über 50 Kassensystemen
Ob stationär oder mobil, Einzelkasse oder Kassennetzwerk: OrgaBack verfügt über ausgereifte Integrationen zu allen gängigen Kassensystemen, die teils seit Jahrzehnten bei Kunden im Einsatz sind – keine Anschaffung einer neuen Kasse notwendig.
Parallele Kassensteuerung pro Unternehmen oder Filiale
Eine Besonderheit von OrgaBack: Innerhalb einer Installation und sogar pro Filiale können verschiedenene Kassensysteme gleichzeitig angebunden werden.
Automatisierter Datenexport an die Kasse
Umfangreiche Informationen (Artikel, Preise, Aktionen, Rabatte, Allergene, Lieferkunden, Bestellvorschläge etc.) können von OrgaBack an das Kassensystem übertragen werden – mit manuellem Anstoß des Exports oder zeitgesteuert automatisch. Durch die Datensynchronisation müssen alle Daten nur einmalig gepflegt werden.
Empfang von Verkaufszahlen mit direkter Bestandsanpassung
Anhand der gemeldeten Kassenverkäufe aktualisiert OrgaBack den Filialbestand. Die Erfassung der Daten auf Bon-Ebene erlaubt genaue Auswertungen, z. B. darüber wann ein Artikel jeweils verkauft wurde und um welche Uhrzeit besonders viel los war in der Filiale.
Umfangreicher Datenimport (z. B. Bons, Stornos & Retouren)
Bondaten aus dem Kassensystem, Stornos inkl. Teilstornos und Rückgaben werden automatisch in OrgaBack verbucht und sind sofort für Lager, Finanzbuchhaltung oder Reporting verfügbar. Auch Filialbestellungen, Filial-Produktionen (z. B. Snackartikel), Abschriften, Wareneingänge oder Kundenbestellungen können an OrgaBack übergeben werden.
Performance-Auswertungen nach Artikel und Filialen
Welche Artikel gehen gut? Wie viel Umsatz machen einzelne Filialen? Alle Kassendaten wie Tagesabschlüsse, Transaktionen, Bedienerprotokolle und mehr können mit OrgaBack analysiert werden.
Vordatierte Preisänderungen
Automatisch in allen oder ausgewählten Filialen aktivierbar
Mit OrgaBack können Sie neue Preise im Voraus festlegen und terminieren, sodass sie pünktlich zum Gültigkeitsdatum in Kraft treten – geeignet für reguläre Umzeichnungen genauso wie für Aktionen oder saisonale Anpassungen. Die Preisänderungen lassen sich flexibel an alle oder bestimmte Kassen und Elektronische Regaletiketten (ESL) übermitteln. So stimmen Sie Aktionen präzise auf die einzelnen Filialen ab.
Nutzen:
- Zeitersparnis durch automatisierte Preisumstellung
- Keine manuellen Fehler bei Aktionsstart
- Zeitlich gesteuerte Übertragung an Kasse und ESL
Stichtagsgenaue Aktivierung von Preisänderungen inkl. Nachtlauf
Neue Preise lassen sich beliebig weit im Voraus mit Start- und Enddatum festlegen – auch über Nacht. OrgaBack übernimmt die Aktivierung automatisch. Im Kassensystem werden die neuen Preise optional ebenfalls ohne manuelle Eingriffe durch die Filiale aktualisiert.
Preisänderungen nach Artikel, Filiale oder Kundengruppe differenzierbar
Unterschiedliche Preise für bestimmte Standorte, Kundengruppen oder Verkaufskanäle? Kein Problem – OrgaBack erlaubt maximale Flexibilität je Zielgruppe.
Preisumzeichnung mit Filial-Freigabe
Filialen oder Franchisepartner können zentral bereitgestellte Preisumzeichnnungen optional anpassen und freigeben.
Verknüpfung mit Etikettendruck & Elektronischen Regaletiketten (ESL)
Für die schnelle klassische Preisumzeichnung am Regal sorgt der Etikettendruckmanager. Auch Electronic Shelf Labels (ESL) können Sie mit OrgaBack steuern und Preisänderungen termingenau einspielen.
GoBD-konforme Protokollierung aller Preisverläufe & Historienansicht
Alle Preisänderungen sind dokumentiert – mit Gültigkeit, Auslöser, Änderungsgrund und Benutzerkennung. Ideal für Rückfragen, Revisonen oder Reporting.
Aktionsverwaltung
Flexibel, zielgerichtet, auswertbar
Aktionen lassen sich artikelbezogen anlegen – mit fixen Aktionspreisen, Rabatten oder Bundle-Angeboten. Ob die Angebote nur in einer Filiale, in allen oder an ausgewählten Standorten gelten, entscheiden Sie. Die Steuerung erfolgt zentral, inklusive vordatiertem Start, Ende oder für eine bestimmte Dauer. Für alle Aktionen sind umfangreiche Performance-Auswertungen möglich.
Nutzen:
- Schnellere Umsetzung von Sonderangeboten
- Hohe Aktionspräzision dank Zielgruppensteuerung
- Direkte Übertragung an Kasse und ESL
Rabatte, Staffelpreise, Bundles & Mix & Match
Für die Verkaufsförderung steht Ihnen in OrgaBack eine breite Auswahl an Aktionen zur Verfügung: Ob Mengenstaffel, Kombination mehrerer Artikel, Gratiszugaben bis hin zu speziellen Mix & Match-Aktionen ("Beim Kauf von 3 Artikeln aus dem Sonderangebot ist das günstigste gratis") – alles ist steuerbar.
Filial-, kunden- und kanalspezifische Steuerung
Aktionen lassen sich gezielt auf Artikel, Filialen, Kundengruppen und Vertriebskanäle beschränken – z. B. nur in einer Filiale, nur in einer Region oder nur für Bestellkunden.
Vordefinierte Aktionszeiträume mit Start- & Enddatum
Jede Aktion erhält ihren Zeitraum – sie startet und endet automatisch. So lassen sich Wochenangebote, Feiertagsaktionen oder Sortimentswechsel sicher vorbereiten. Auch Preisaktionen an bestimmten Wochentagen oder zu bestimmten Uhrzeiten (z. B. montgas von 8 bis 12 Uhr) sind automatisiert umsetzbar.
Automatische Verknüpfung mit Kasse, Bestellkunden-Portal & Regaletiketten
Aktionspreise können auf alle verbundenen Systeme wirken: Kassensysteme, das integrierte Webportal für Kundenbestellungen, Etikettendruckmanager und Elektronische Regaletiketten (ESL) werden direkt mit den in OrgaBack hinterlegten Daten versorgt. Dadurch müssen die Preisinformationen nicht doppelt gepflegt werden.
Analyse & Nachverfolgung von Aktionsumsätzen
Jede Aktion lässt sich im Nachgang auswerten: Wann war die Kundenfrequenz während der Aktion besonders hoch? Hat die Aktion mehr Kundschaft angelockt? Wie hat sich der Absatz durch den Aktionspreis geändert? Welche nicht reduzierten Artikel haben Kunden zusätzlich zur Aktionsware gekauft? Das liefert die Grundlage für künftige Verkaufsstrategien.
Aktionsbezogene Zusatzmengen
Rechnen Sie während einer Aktion mit mehr Absatz, können Sie für die Produktion zeitlich limitierte Zuschlagsmengen bei den entsprechenden Backwaren einplanen.
Kalkulationskontrolle
Wareneinsatz im Blick – für Preise, die sich auszahlen
Mit OrgaBack können Sie den Wareneinsatz für jede einzelne Rezeptur berechnen – automatisch und auf Basis aktueller Einkaufspreise. So kalkulieren Sie über das gesamte Sortiment wirtschaftliche Verkaufspreise.
Ändern sich die Kosten Ihrer Zutaten, zeigt das System sofort und gut erkennbar an, wo Sie Ihre Kalkulation anpassen müssen.
Nutzen:
- Zuverlässige Kostenkontrolle
- Datengestütze Preis- und Sortimentsanpassungen
- Rentable Entscheidungen
Live-Kalkulation anhand aktueller Einkaufspreise
Sobald sich ein Einkaufspreis ändert, warnt das System auf Basis frei definierbarer Kriterien, bei welchen Artikeln der Verkaufspreis kontrolliert werden sollte.
Rezepturbasierte Kalkulation
Das System berechnet den Wareneinsatz auf Basis der genauen Zutatenmengen, die laut Rezeptur im Artikel enthalten sind.
Kalkulationsschema pro Artikel oder Warengruppe
Das System kann Vorschläge für Verkaufspreise nach unterschiedlichen Methoden (Abschlags-, Aufschlags-, Wareneinsatzkalkulation) berechnen. Bei jedem Artikel und jeder Warengruppe lässt sich ein eigenes Kalkulationsschema hinterlegen.
Statusanzeigen (Kalkulationsampel)
Ampel-Indikatoren in OrgaBack zeigen den aktuellen Status an – so werden Einkaufspreisänderungen und Handlungsbedarf sofort erkannt.
Artikel-bezogene Retourenquote
Damit die Kunden nicht schon am Nachmittag vor leeren Regalen stehen, muss eine rentable Retourenquote eingeplant werden. Bei Produkten mit hohem Wareneinsatz ist der einzupreisende Verlust allerdings höher als bei einfachen Brötchen. Mit OrgaBack können Sie daher die gewünschte Retourenquote je Warengruppe oder für einzelne Artikel festlegen.
Berücksichtigung von Lohn- und Maschinenkosten
Neben dem Wareneinsatz lassen sich in OrgaBack Maschinen- sowie Lohnkosten in die Kalkulation der Verkaufspreise einbeziehen.
Warum OrgaBack das richtige System für den Verkauf in Ihren Filialen ist
- Zuverlässiger Datenaustausch mit über 50 Kassensystem
- Datenbasierte Kalkulation von Verkaufspreisen
- Automatische Preisänderungen & Aktionspreise
- Individuelle Konditionen pro Filiale, Artikel und B2B-Kunden
- Auftragsverwaltung & Sammelrechnung für Geschäftskunden
- Tourenplanung, Lieferschein und Faktura direkt integriert
Anruflisten zur Bestellannahme
Damit Ihnen kein Umsatz entgeht
Nehmen Sie Bestellungen proaktiv telefonisch auf – mit Hilfe von Anruflisten, die auf den individuellen Bestellrhythmus von Hotels, Restaurants oder anderen Lieferkunden zugeschnitten sind.
Die integrierte TAPI-Schnittstelle erlaubt automatische Anrufe. Bestellvorlagen mit den jeweiligen Standardartikeln des Kunden sorgen für eine zügige Bestellannahme.
Nutzen:
- Systematische, effiziente Bestellannahme
- Vollständige Erfassungen durch Bestellvorlagen & Reminder-Funktion
- Zentrale Dokumentation von Kunden-Rückmeldungen
Tagesaktuelle Anruflisten nach Liefertour
Tägliche tourenspezifische Anruflisten mit Artikelvorschlägen und Mengen sorgen dafür, dass Bestellungen rechtzeitig erfasst und bedarfsgerecht produziert werden können.
Strukturierte Erfassung von Bestellungen oder Gesprächsnotizen
Offene Anliegen werden direkt im System hinterlegt – inkl. Kunde, Thema, Ansprechpartner, Notizen und Wiedervorlagedatum. Jeder Eintrag ist dem richtigen Kunden und einem eventuellen Auftrag oder Angebot zugeordnet.
TAPI-Schnittstelle für automatisches Telefonieren
Die TAPI-Schnittstelle wählt für Sie und ermöglicht ein zügiges Anrufen Ihrer Kunden. Melden sich Kunden bei Ihnen, ruft das System automatisch den jerweiligen Kunden auf.
Wiedervorlagefunktion & Statusverfolgung
Fällige Rückrufe erscheinen automatisch in der Tagesübersicht – mit Statusanzeige, ob die Bestellung offen oder erledigt ist.
Doppelerfassungen ausgeschlossen
Nehmen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Bestellungen auf, sorgt das System dafür, dass keine Doppelerfassungen passieren.
Archivierung & Nachvollziehbarkeit für alle Gespräche
Abgeschlossene Anrufeinträge bleiben dokumentiert – für spätere Rückfragen, Auswertungen oder Auskünften gegenüber Kunden.
Auftragsverwaltung
Damit Sie B2B-Kunden einen professionellen Service bieten können
Mit OrgaBack können Sie Aufträge von Lieferkunden wie Hotels, Metzgereien oder Krankenhäuser digital und automatisiert verwalten. Online-Bestellungen, die Ihre Kunden über die Web-App Anywhere aufgeben, stehen sofort zur Weiterverarbeitung im System zur Verfügung. Und auch telefonische Bestellungen lassen sich bequem aufnehmen, ausführen und fakturieren.
Nahtlos verbundene Prozesse helfen Ihre Auftragsabwicklung effizienter zu machen – und Ihre Kunden zufrieden.
Nutzen:
- Durchgängiger Prozess vom Angebot bis zur Rechnung
- Rückverfolgbarkeit aller Transaktionen
- Tourenplanung
Wochentag-basierte Mengenvorschläge für regelmäßige Aufträge
Für wiederkehrende Bestellungen von Lieferkunden schlägt OrgaBack passend für jeden Wochentag Bestellmengen vor. So müssen Sie nicht jeder Auftrag von Grund auf neu planen, sondern können die Vorschläge einfach überprüfen und bei Bedarf anpassen.
Einfache Verwaltung von Teillieferungen
Sie beliefern ein Hotel am Morgen mit Frühstücksbrötchen und am Nachmittag mit Kuchen? OrgaBack behält den Überblick über jede Teillieferung und stellt sicher, dass alle Sendungen korrekt zugeordnet und dokumentiert werden.
Erstellung turnusgemäßer Sammelrechnungen
Aus einem Auftrag oder mehreren Aufträgen erstellt OrgaBack per Mausklick Sammelrechnungen – genau in dem Turnus, den Sie mit dem Lieferkunden vereinbart haben.
Erstellung von E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung u. a.)
E-Rechnungen lassen sich im hybriden ZUGFeRD-Format (PDF mit intergrierter XML-Datei), als XRechnung (XML-Datei) und in anderen Formaten erzeugen und revisionssicher archivieren.
Automatische Übergabe an Finanzbuchhaltung
Sämtliche Belege und Bewegungen lassen sich direkt an FiBu-Systeme (z. B. DATEV) übertragen – ohne doppelte Datenpflege.
Auftragsstatus & Historie vollständig nachvollziehbar
Von der Erfassung bis zur Zahlung: Jeder Schritt der Auftragsverwaltung wird von OrgaBack dokumentiert.
Nachhaltiges Customer Relationship Management
Geschäftskunden individuell ansprechen
Adresse, Konditionen, Kundengruppen, Werbekanäle, Bestellverhalten und Kreditlimits – in OrgaBack können Sie alle wichtigen Informationen zu Ihren Kunden speichern.
Kombiniert mit der Kundenhistorie bietet das Programm die perfekte Datenbasis für CRM-basierte Maßnahmen zur erfolgreichen Pflege Ihrer Kundenbeziehungen.
Nutzen:
- Höhere Kundenbindung durch gezielte Angebote
- Einheitliches CRM für Leitung, Vertrieb und Marketing
- Klare Gruppensteuerung für Preis- und Kommunikationslogik
Zentrale Stammdatenverwaltung für Kunden und Kundengruppen
Verwalten Sie Adressen, Ansprechpartner, Lieferadressen, Kommunikationswege, Zahlungsbedingungen, Kundennummern etc. vollständig in einem System. Ordnen Sie Kunden A/B/C-Klassen, Branchen, Regionen oder individuellen Rabattgruppen zu. Diese Gruppen können Sie zur Steuerung Ihrer Konditionen und Kommunikation nutzen.
Kundenspezifische Preis- und Fakturalogik
Die Verwaltung unterschiedlicher Kundentypen (z. B. Hotels, Krankenhäuser) mit separater Preis- und Fakturalogik ist möglich. Jeder Kunde kann individuelle Preise, Rabatte, Skonti oder Staffelmodelle erhalten – automatisch berücksichtigt bei der Rechnungsstellung.
Verwaltung von Kreditlimits & Zahlungsbedingungen
Kreditgrenzen, Zahlungsziele oder abweichende Zahlungsarten lassen sich je Kunde definieren. Diese Einstellungen wirken systemübergreifend.
Kundenhistorie
Welche Kommunikation hatten Sie mit einem Kunden? Welche Artikel wurden verkauft? Mit OrgaBack können Sie alle bisherigen Interaktionen mit einem Kunden genau nachvollziehen.
Filialabrechnung
Transparente Informationen aus allen Filialen
Mit der Filialabrechnung von OrgaBack können Sie alle Einnahmen vor Ort wert- und mengenmäßig Ihren Warenströmen gegenüberstellen. Verkaufszahlen aus der Kasse, in der Filiale hergestellt Snacks, Wareneingänge, Sonderabschreibungen und weitere Vorgänge überführt das System automatisiert in eine übersichtliche Buchführung. Es bereitet alle Daten vorkontiert auf, sodass Sie diese direkt prüfen und an Ihre externe Finanzbuchhaltung übergeben können.
Eventuelle Abweichungen werden sofort aufgedeckt, und mit intuitiven Filtern können Sie die Ursachen für Differenzen schnell finden und beheben.
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